民泊の宿泊者名簿テンプレート無料版｜必要項目と3年保存

宿泊者名簿は、見た目より先に「どの制度で営業しているか」を確認します。住宅宿泊事業法の届出住宅と、旅館業法のホテル・旅館・簡易宿所では、全国共通部分だけでも項目が一部異なるためです。

結論：職業と連絡先を混同しない

住宅宿泊事業について、観光庁の民泊制度ポータルは氏名・住所・職業・宿泊日を挙げています。旅館業法は2023年12月13日の改正で、宿泊者名簿の全国共通項目に連絡先が加わり、職業が外れました。

住宅宿泊事業で確認する5点

1. 宿泊者全員を記載する。代表者だけで終えず、宿泊グループごとに全員が分かるようにします。
2. 氏名・住所・職業・宿泊日をそろえる。予約情報にある項目だけで足りるとは限りません。
3. 国内住所のない外国人は国籍・旅券番号も確認する。旅券呈示と写しの保存について、公式案内と安全な保管手順を確認します。
4. 宿泊開始までに本人確認する。非対面運営では、使用する機器と代替手段を含めて最新ガイドラインを確認します。
5. 作成から3年間保存する。届出住宅または事業者の営業所・事務所に備え、電子データは紙で出力できる状態にします。

観光庁の住宅宿泊事業者の業務案内には、名簿項目、本人確認、全員記載、3年保存がまとまっています。電子管理を選ぶ場合は、観光庁の電子宿泊者名簿・定期報告方法も比較してください。

旅館業は「職業」ではなく「連絡先」

厚生労働省は、2023年12月13日施行の改正で、旅館業法の宿泊者名簿について「連絡先」を追加し「職業」を削除したと案内しています。古いExcelや紙様式を流用するときは、職業欄を残すだけで連絡先欄がない状態になっていないか確認します。

旅館業法施行規則では、氏名・住所・連絡先に加え、日本国内に住所を有しない外国人の国籍・旅券番号、都道府県知事が必要と認める事項を挙げています。厚生労働省の改正旅館業法案内と所管保健所・自治体の最新様式を確認してください。

テンプレートを運用へ落とす6ステップ

1. 許可証・届出情報から制度区分を確認する
2. 公式案内と自治体様式を見て、必要な列を確定する
3. 代表者・同行者と宿泊グループが分かる列を置く
4. 予約前の回収、当日の本人確認、記入漏れ確認の担当を決める
5. 旅券写しを含む個人情報のアクセス権限・保管場所・廃棄時期を決める
6. 紙または電子データを、必要時に提出できる状態で3年間保管する

無料テンプレート作成ツールは、制度区分に応じて職業・連絡先を切り替え、空欄のA4様式を作ります。宿泊者の個人情報はブラウザへ入力させません。

外国人ゲストには「理由」と「期限」を短く伝える

予約前に情報提供を依頼するときは、何のために、誰の情報が、いつまでに必要かを分けます。予約サイトの規約、個人情報の受け渡し方法、施設の実際の本人確認手順と一致する文章だけを送ります。

上の文は構成例であり、旅券情報の送信先を指定する文章ではありません。機密情報を通常のメールや公開フォームへ送らせず、事業者が採用する承認済みの安全な手段を明記してください。

名簿だけで終わらせず、到着前案内へつなぐ

名簿の提出依頼、チェックイン時刻、道順、入室方法、館内ルールを別々に整理すると、宿泊者が対応すべき順番を理解しやすくなります。無料の5言語メッセージ作成で文章の型を確認し、YADO RELAYで予約前からトラブルまでの返信を整えられます。

到着後に確認してほしい静粛・禁煙・ごみ・鍵の案内は、無料ハウスルール作成またはYADO RULESへ分けます。返信・清掃・掲示の3業務が必要なら、YADO HOST COMPLETEと単品価格を比較してください。

外国人宿泊者・非対面運営の詳しい確認

• パスポート呈示をお願いする英語例文
• 宿泊者名簿の英語項目と記入案内
• 民泊の非対面本人確認で準備すること

参照元と確認日

• 観光庁 民泊制度ポータル「事業者の業務」（2026年9月11日確認）
• 観光庁「電子宿泊者名簿・定期報告方法」（2026年9月11日確認）
• 厚生労働省「令和5年12月13日から旅館業法が変わりました」（2026年9月11日確認）

※例文やチェック項目は一般的な補助資料です。施設の実際の設備・運用、予約情報、予約サイトの規約、自治体や関係機関の案内に合わせ、使用前に必ず確認・調整してください。