パスポート案内は、外国人宿泊者全員へ同じ文章を送るのではなく、施設の制度区分と宿泊者の国内住所の有無を確認して作ります。厚生労働省と観光庁の案内は、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者を対象に、国籍・旅券番号の記載と旅券の呈示・写しを求めています。
国籍だけで一律に判断せず、「日本国内に住所を有しない外国人宿泊者」に該当するかを確認します。個別事情や自治体の運用は、所管窓口と最新の公式案内へ確認してください。
予約前に送る英語例文
For each guest who does not have an address in Japan, we are required to record the guest's nationality and passport number and retain a copy of the passport.
Before check-in, please review the secure submission method we will provide through the approved booking channel. Please do not send passport information to any address or form that is not specified by us.
最初の文で対象と必要事項を伝え、次の文で提出方法を限定します。通常メール、公開フォーム、SNSのダイレクトメッセージなどを安易に指定せず、施設が管理する承認済みの方法だけを案内します。
チェックイン時に呈示をお願いする英語
May I see your passport for guest registration, please?
We need to confirm your nationality and passport number and retain a copy in accordance with our guest-registration procedure. Thank you for your cooperation.
対面では短い依頼と理由を分けます。相手の旅券を預かったまま別の場所へ持ち出さず、施設で定めた確認・複写・返却手順に従います。
同行者分もお願いする英語
Guest registration is required for every guest, not only the booking representative. Could each guest who does not have an address in Japan please present their passport?
住宅宿泊事業の公式案内では、代表者だけでなく宿泊者全員を名簿へ記載し、宿泊グループごとに分かるようにします。「予約者の1名分だけ」で終わらないよう、対象者と人数を予約情報と照合します。
案内文に入れる5つの情報
- 対象者：日本国内に住所を有しない外国人宿泊者
- 対象人数：代表者だけか、同行者を含む全員か
- 必要事項：国籍、旅券番号、旅券の呈示・写し
- 期限：予約前、到着前、チェックイン時のどこで確認するか
- 方法：承認済みの提出・本人確認手段と問い合わせ先
必要以上の個人情報を集めず、誰が閲覧できるか、どこへ保管するか、いつ廃棄するかも運用側で決めます。このページの例文は、個人情報の送信先や保管方法を指定するものではありません。
呈示を拒否された場合
その場で威圧的な表現へ切り替えず、国の案内に基づく確認であることを説明します。拒否時の対応は自己流で決めず、観光庁の事業者向け案内、所管自治体、必要に応じて関係機関へ確認してください。
送信前の確認
- 施設が住宅宿泊事業・旅館業・特区民泊のどれに当たるか確認した
- 国内住所を有する人へ一律に旅券写しを求める文章になっていない
- 予約者だけでなく、対象となる同行者も確認できる
- 提出先は施設が承認した安全な手段だけを指定した
- 保管・アクセス・廃棄の手順を担当者が説明できる
宿泊者名簿の英語項目一覧では、氏名、住所、職業・連絡先、宿泊日、国籍、旅券番号の表記を整理しています。到着前のほかの連絡は無料5言語メッセージ作成とYADO RELAYで分けて確認できます。
参照元
- 厚生労働省「パスポート呈示等のお願い」（2026年9月11日確認）
- 観光庁 民泊制度ポータル「事業者の業務」（2026年9月11日確認）
※例文やチェック項目は一般的な補助資料です。施設の実際の設備・運用、予約情報、予約サイトの規約、自治体や関係機関の案内に合わせ、使用前に必ず確認・調整してください。